構成 - Structure

顧客などで英語でメールをやり取りする場合、構成は基本的に日本と一緒で前文、本文、末文と三段構成なっています。

前文

通常はDear Mr. Johnsonのように、「Dear + 英語の敬称 (Mr. Ms.等） + ファミリーネーム」という風に書きます。

また日本と違い、顧客の会社名まで入れることは基本的にないです。

一点、女性の敬称にはMiss、Mrs., Msと三つあり注意が必要です。

Mrs.= 既婚女性
Ms. = 未婚既婚関係なく女性
Miss = 未婚女性

Ms.はニュートラルで使うのに無難なことで近年よく使われる傾向があります。またほかの敬称を使い既婚・未婚を間違えていると相手に不愉快な気持ちさせます。失礼がないよう筆者もMs.のみを使うことをオススメします。

本文

日本のように「大変お世話になっております」という前置きは英語圏ではないです。

つまり前文を書き終われば、二行ぐらい開けてすぐに本文をはじめます。また、日本では遠回しにメールを

書くことはあまりないので、すぐに本題に入ることが多いです。

末文

本文と似て、二行ぐらい入れ末文を開始します。よく終わる末文方法は

Kind regards

署名

Kind regardsの代わりに、Best regards, sincerly, regards, thanksなど色々あります。

あと署名に関して日本の署名とあまり変わる感じがしません。　もし長い署名にならなければ、個人的に

英語と日本語の両方を署名欄に入れて頂くと便利かと思います。

    EXAMPLE

Dear Ms. Smith

    It was wonderful meeting you in person yesterday. I just wanted to express my gratitude for your assistance with setting up the presentation at the conference. I have received many positive feedback from customers, and many are even requesting for another presentation in the coming months. I hope we can work together again for the next presentation.

Kind regards

Todd Spencer

Regional Head Sales for Asia Pacific

ABC Corporation